Når du som bygherre skal indhente tilbud på dit byggeprojekt, fra udførende entreprenører og håndværkere, er udbudsmateriale et overset og undervurderet værktøj. Udbudsmateriale er simpelt fortalt, materiale som med tekst og tegninger, beskriver og visualiserer, hvad du ønsker tilbud på, og hvordan du ønsker det løst og udført. Det er din konkretisering af, hvilke forventninger som du har til resultatet. Du har måske allerede et skitseforslag og øvrige idéer på plads - nu skal det omsættes til bygbart materiale, således at de udførende entreprenører og håndværkere, ikke er i tvivl om, hvad du ønsker de skal udføre for dig. Det er en tidlig og vigtig forventningsafstemning. En ukonkret forventningsafstemning, kan give anledning til en "økonomisk glidebane", frustrationer, konflikter og utilfredsstillende resultat.
Uden at tænke over sammenligningen, bruger alle mennesker dette værktøj, og anvender denne forventningsafstemning i det daglige. Da er det bare allerede sat i systemer, så det er nemt for dig at konkretisere, hvad du ønsker at købe af varer eller ydelser.
Eksempel
Du og din familie skal ud at rejse, og I ønsker at rejse til Kroatien. Du søger via en rejseportal, at I ønsker at komme fra Danmark til Italien i sommerferien. Du modtager nu tilbud fra rejsearrangører, som spænder fra 35-50.000 kr. Den billigste rejsearrangør virker ordentlig, så du vælger selvfølgelig det billigste tilbud til 35.000 kr., og trykker bestil. Nu glæder du dig til at dig og din familie skal til Kroatien. Da sommerferien kommer og I skal afsted, viser det sig, at I skal mellemlande to gange på vej til Kroatien, og turen sammenlagt tager 19 timer. Arrangøren meddeler dig, at du ikke har udtrykt ønske om, hvor lang tid rejsen måtte tage. Du er frustreret men tænker, at når I først er kommet til Kroatien, bliver det en god ferieoplevelse. Da I kommer til hotellet i Kroatien, bliver I bedt om at betale ekstra for sengelinned og klimaanlæg, hvis I ønsker at anvende dette. Du er igen frustreret, og sådan forløber resten af ferien, med ekstrabetalinger, frustrationer og konflikter med hotelpersonaIe og rejsearrangør. Ferien ender med, ikke at blive den ferieoplevelse, som I havde set frem til. Ferien ender til lige med, sammenlagt at koste mere end det dyreste tilbud, som du fik ved første søgning. Hele denne frustrerende oplevelse, fordi at du ikke var konkret om dine ønsker og forventninger, da du søgte efter rejsen. Du tog dig ikke tid til "vinge" af i alle søgesorteringerne og valgmulighederne, således at rejsearrangøren kendte dine ønsker, og var i stand til, at sammensætte et reelt tilbud og arrangere den ønskede rejse.